Comment renouveler une équipe dirigeante ? En préparant une phase de transition, « un an avant, un an après ».
C’est un problème auquel on ne peut échapper.
Une succession se prépare ou… pas ! Il y a des conditions favorables ou défavorables : c’est beaucoup mieux d’annoncer son départ un an à l’avance ! Une phase de transition peut alors se mettre en place. Cette fiche propose des recommandations pour que cela se passe bien. On n’oubliera pas les « salariés bénévoles » pour occuper des postes de responsabilités : voir les « congés d’engagement associatif » et « le mécénat de compétences » au sein des entreprises.
Des conditions favorables ?
Si chaque membre de l’association est responsable d’une tâche, même modeste (s’occuper des fournitures « café, par exemple), c’est plus facile. Si des commissions de 2 ou 3 bénévoles gèrent et organisent un secteur ou pôle d’activités (l’espace enfant, les formations, les transports), c’est plus facile. Si l’association a un Bureau composé de plusieurs co-Présidents animant chacun un secteur d’activités dans le cadre d’une animation/direction partagée ou collègiale, c’est plus facile.
Le but de cette phase de transition ?
Des peurs légitimes à apaiser pour avoir plus de candidats* ! Peur du temps à investir : combien d’heures par semaine, par mois ? Peur des activités peu intéressantes ou preneuses de temps (rapports, AG, relations humaines, etc.), peur des activités nouvelles, des tâches inconnues, peur de ne pas être à la hauteur, etc.
Pour renouveler une équipe dirigeante, il faut éviter…
… de décrire les tâches à remplir : lourdes ou légères ? Vagues ou précises ? Simples ou complexes ? Seul ou à plusieurs ?
… de partir sans rien préparer, sans rien expliquer ni transmettre.
… d’avoir une vague idée sur le projet de l’association.
… de trouver un nouveau Président, bonne poire, et de lui dire : « Alors, je vais t’expliquer ce qu’il y à faire » en 10’.
… de se réunir quand il le faudra. Un peu, beaucoup…
… d’avoir à tout refaire, tout réinventer (un rapport d’AG à rédiger complètement).
… limiter les engagements et autoriser des retours en arrière possibles.
… devoir entrer dans le Bureau sans le connaître (composition, tâches, fonctionnement, réunions, etc.).
… devoir s’engager sur un mandat dont on mesure mal les contours.
… organiser des accompagnements et des moments de formation.
… de se lancer sans y être préparé.
… de partir en disant « Ne te fais pas de soucis ! Tu y arriveras !». Alors on doit se débrouiller seul face à des tâches nouvelles pour soi.
A l’inverse, il faudrait...
1. Prévoir un an à l’avance le renouvellement, annoncer un calendrier, présenter outils et procédures (principes 2 à 9).
2. Avoir un descriptif simple et clair du projet associatif
3. Etablir une fiche de fonctions pour les postes de responsables de secteurs d’activités*: description précise de ce qu’il y a à faire, des différentes tâches.
4. Avoir un calendrier annuel des réunions, AG et CA prévus. Pour avoir une idée du temps à investir
5. Avoir des outils à disposition qui permettent d’économiser du temps (ex :Dropbox, ordinateur partagé, rapport d’activités pré-écrit pour l’AG).
6. Pouvoir s’engager « pour voir » sur une durée limitée (un an) au sein du Bureau
7. Pouvoir s’engager « pour voir » sur une durée limitée (un an) pour une responsabilité (Président, Secrétaire, etc.).
8. Faire une formation avant l’engagement : par exemple, rencontrer pendant 2 heures la responsable (qui a annnoncé son départ) du secteur « Trésorerie/hébergements et transports »
9. Pouvoir être accompagné après par cette même personne un an après la prise de poste: « j’aurai peut-être besoin de toi lors de la demande de subvention ! Ne t’inquiète pas, je serai là ! ».
* voir sur HelloAsso ! ces fiches de postesJean-Luc G Formation Framafad Paca-Corse. 12/04/2024 Aix en P.